Ablauf

So funktioniert SmartEinzug

Vom leeren Firmenaccount bis zum ersten ausgeführten SEPA-Einzug führt Sie SmartEinzug in drei Schritten.

Voraussetzungen: Lexware Office XL (nach Angaben von Lexware für die Public API erforderlich, bitte im eigenen Konto prüfen) und ein für SEPA-Lastschriften freigeschaltetes eigenes Stripe-Konto.

Schritt für Schritt

Die drei Schritte im Detail

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    Account anlegen

    Sie registrieren einen Firmenaccount mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse. Direkt im Anschluss richten Sie die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung ein, weitere Mitarbeiter lassen sich später jederzeit einladen.

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    Konten verbinden

    In Lexware Office erzeugen Sie unter Einstellungen, Erweiterungen, Public API einen neuen API-Schlüssel und hinterlegen ihn in SmartEinzug. Anschließend tragen Sie den Secret Key Ihres eigenen Stripe-Kontos ein. SmartEinzug prüft beide Verbindungen und meldet, ob der Zugriff auf beide Konten funktioniert.

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    Rechnungen mit gültigem Mandat freigeben

    Aus der Liste offener Rechnungen wählen Sie einen Vorgang aus, prüfen das hinterlegte SEPA-Mandat der Kundin oder des Kunden und geben den Einzug frei, sofort oder terminiert. Stripe führt die Lastschrift aus und meldet den Status automatisch zurück.

Im Alltag

Was nach der Einrichtung passiert

Nach der einmaligen Einrichtung läuft der Abgleich zwischen Lexware Office und SmartEinzug serverseitig im Hintergrund weiter. Neue offene Rechnungen erscheinen automatisch, bereits erledigte Vorgänge werden nicht erneut angefasst.

Öffnen Sie SmartEinzug erneut, sehen Sie unmittelbar den aktuellen Stand: welche Rechnungen offen sind, welche Einzüge laufen und wo eine Rückmeldung von Stripe noch aussteht.

Freigeben, Einreichen und Geldeingang

Diese drei Schritte sind getrennt. Mit der Freigabe merken Sie einen Einzug vor oder terminieren ihn. Eingereicht wird gebündelt im nächtlichen Einreichfenster; bis dahin können Sie den Einzug stornieren. Nach der Einreichung führt Stripe die Lastschrift über Ihr Konto aus. Zwischen Einreichung und Gutschrift liegen Bankarbeitstage; die Auszahlung erfolgt von Stripe an Ihr Geschäftskonto.

  • Rechnungen abgeglichen4 neue, 17 unverändert seit dem letzten Lauf
  • Mandat geprüftRE-3304 wartet auf ein hinterlegtes Mandat
  • Rückmeldung übernommenRE-3301 als eingezogen markiert
  • Nächster Abgleich läuft automatischDer aktuelle Stand steht beim nächsten Öffnen bereit

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Verbinden von Lexware Office und Stripe sowie zum ersten Lastschrifteinzug finden Sie unter Anleitungen.

Nächster Schritt

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