Wissen
Vorabankündigung vor dem Lastschrifteinzug
Bevor eine Basislastschrift das Konto Ihres Kunden belastet, soll er wissen, wann und in welcher Höhe. Diese Seite ordnet die Vorabankündigung ein und zeigt, wie SmartEinzug den Versand per E-Mail übernehmen kann und wann die Aufgabe bei Ihnen bleibt.
Stand: 08.09.2026. Orientierung, keine Rechtsberatung. Welche Frist für Ihre Kunden gilt und wie eine Verkürzung vereinbart werden kann, klären Sie mit Ihrer Bank und Ihrer Rechtsberatung.
Einordnung
Wozu die Ankündigung dient
Die Vorabankündigung informiert den Zahler vor der Belastung über Betrag und Termin. Er kann für Deckung sorgen, den Betrag prüfen und Einwände vor dem Einzug anbringen statt danach über seine Bank. Das senkt die Wahrscheinlichkeit von Rückgaben wegen fehlender Deckung, schließt sie aber nicht aus; das Erstattungsrecht des Zahlers bleibt bestehen.
Frist als Orientierung
Ohne abweichende Vereinbarung gilt als Orientierung eine Frist von 14 Kalendertagen vor Fälligkeit. Mit diesem Wert arbeitet auch SmartEinzug als Voreinstellung.
Verkürzung durch Vereinbarung
Eine kürzere Frist setzt eine Vereinbarung mit dem Kunden voraus, etwa in Ihren Geschäftsbedingungen oder im Mandat. SmartEinzug nimmt die in den Firmendaten eingestellte Frist in den Text des Mandatsdokuments auf; die Vereinbarung selbst müssen Sie treffen.
Hinweis in der Rechnung
Der Mandatstext aus SmartEinzug enthält den Satz, dass die Rechnung mit Betrag, Fälligkeit und Mandatsreferenz als Vorabankündigung gilt. Ob Ihre Rechnung aus Lexware Office diese Angaben tatsächlich enthält, prüft die Software nicht.
Firmeneinstellung
Vorabankündigung per E-Mail durch das Portal senden
Unter Firmendaten legen Inhaber und Administratoren zwei Werte fest: die Vorabankündigungsfrist in Tagen, zulässig sind 1 bis 30, voreingestellt 14, und den Schalter „Vorabankündigung per E-Mail durch das Portal senden“. Der Schalter ist standardmäßig aus. Ist er aktiv, ändert sich der Ablauf des Einzugs an vier Stellen.
- 1
Nur noch terminierte Einzüge
Der Sofort-Einzug ist gesperrt. Jeder Einzug wird mit einem Datum terminiert, das mindestens die eingestellte Frist voraus liegt. Termine sind an Werktagen von Montag bis Freitag möglich, höchstens 365 Tage im Voraus.
- 2
Versand beim Terminieren
Mit dem Terminieren versendet SmartEinzug die Ankündigung an die E-Mail-Adresse des Kunden. Kann die E-Mail nicht versendet werden, wird der Einzug nicht terminiert; die Software meldet den Grund.
- 3
Erneuter Versand beim Umterminieren
Verschieben Sie den Termin, geht eine neue Ankündigung mit dem neuen Datum an den Kunden. Scheitert dieser Versand, bleibt der bisherige Termin bestehen.
- 4
Vermerk am Einzug
Der Zeitpunkt des Versands wird am Einzug festgehalten. Die Einreichung erfolgt am Termin im nächtlichen Einreichfenster; bis dahin können Sie den Einzug stornieren.
Inhalt
Was in der E-Mail steht und wer sie absendet
Der Text der Ankündigung ist von der Software vorgegeben und für alle Firmen gleich aufgebaut. Betreff ist „Vorabankündigung SEPA-Lastschrift“ mit der Rechnungsnummer.
- Rechnungsnummer und Betrag der Lastschrift
- Datum des Einzugs
- Zahlungsempfänger: der Name Ihrer Firma
- Mandatsreferenz aus SmartEinzug
- Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, falls in den Firmendaten hinterlegt
- Hinweis, dass der Einzug über den Zahlungsdienstleister Stripe erfolgt, mit der Bitte um ausreichende Kontodeckung
Absender ist die Plattform
Die E-Mail geht von der Absenderadresse von SmartEinzug aus und trägt im Fußband die Pflichtangaben der Müller Holding AG als Betreiber. Ihre Firma erscheint im Text als Zahlungsempfänger, nicht als Absender. Ein eigener Absender, ein eigenes Layout oder ein Anhang der Rechnung sind nicht vorgesehen. Wünschen Sie eine Ankündigung unter Ihrem Namen, versenden Sie sie selbst und lassen den Schalter aus.
Grenzen
Wann die Software keine Ankündigung versendet
- Schalter aus: SmartEinzug versendet nichts. Die Vorabankündigung liegt vollständig bei Ihnen, etwa über die Rechnung oder ein eigenes Anschreiben. Die Software prüft nicht, ob sie erfolgt ist.
- Kunde ohne E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse übernimmt SmartEinzug aus dem Kontakt in Lexware Office. Fehlt sie, lehnt die Software bei aktivem Schalter die Terminierung mit einem Hinweis ab.
- Vorgemerkte Sofort-Einzüge: Für Einzüge, die für das nächste Einreichfenster vorgemerkt werden, versendet die Software keine Ankündigung.
- E-Mail-Versand der Plattform nicht eingerichtet: Ist der Mailversand der Anwendung nicht aktiv, wird bei aktivem Schalter nicht terminiert; die Meldung nennt den Grund.
- Kein Nachweis der Zustellung: Festgehalten wird der Versandzeitpunkt. Ob die E-Mail den Kunden erreicht hat, kann die Software nicht feststellen.
- Keine Prüfung der Rechnung: Ob Ihre Rechnung aus Lexware Office als Vorabankündigung genügt, bewertet die Software nicht.
Entscheidung
Schalter an oder aus: eine kaufmännische Abwägung
Schalter an
Die Software erzwingt die Frist und hält den Versandzeitpunkt fest; die Ankündigung ist bei jedem terminierten Einzug dokumentiert. Dafür verzichten Sie auf Sofort-Einzüge, planen mindestens die eingestellte Frist Vorlauf ein und brauchen für jeden Kunden eine E-Mail-Adresse. Absender ist die Plattform.
Schalter aus
Sofort-Einzüge und kurzfristige Termine bleiben möglich. Dafür liegt die Ankündigung vollständig bei Ihnen: Ihre Rechnung nennt Betrag, Fälligkeit und Mandatsreferenz, oder Sie kündigen den Einzug gesondert an. Für Kunden ohne E-Mail-Adresse ist das der einzige Weg.
Frist verkürzen
Eine Frist unter 14 Tagen verkürzt den Vorlauf, setzt aber eine Vereinbarung mit dem Kunden voraus. Der eingestellte Wert wird beim Erzeugen des Mandatsdokuments in den Text übernommen; ein bereits unterschriebenes Papiermandat ändert sich dadurch nicht, mit Bestandskunden vereinbaren Sie eine kürzere Frist gesondert.
Fragen
Häufige Fragen zur Vorabankündigung in SmartEinzug
Versendet Stripe die Vorabankündigung?
Nein. Bei aktivem Schalter versendet SmartEinzug die E-Mail beim Terminieren. Ob Stripe im Rahmen Ihres Stripe-Kontos eigene Benachrichtigungen an Zahler verschickt, richtet sich nach den Einstellungen dort und wird von SmartEinzug nicht gesteuert.
Kann ich die Frist unter 14 Tage setzen?
Ja, zulässig sind 1 bis 30 Tage. Eine Verkürzung setzt eine Vereinbarung mit Ihren Kunden voraus. Der eingestellte Wert wird beim Erzeugen des Mandatsdokuments in dessen Text übernommen.
Kann ich bei aktivem Schalter sofort einziehen?
Nein. Der Sofort-Einzug ist gesperrt, jeder Einzug wird terminiert und der Termin muss mindestens die eingestellte Frist voraus liegen.
Was passiert, wenn die E-Mail nicht versendet werden kann?
Beim Terminieren wird der Einzug nicht angelegt, beim Umterminieren bleibt der alte Termin bestehen. In beiden Fällen nennt die Meldung den Grund, etwa eine fehlende E-Mail-Adresse.
Kann ich den Text der E-Mail anpassen?
Nein. Der Aufbau ist von der Software vorgegeben; variabel sind nur die Angaben zu Rechnung, Betrag, Termin, Zahlungsempfänger, Mandatsreferenz und Gläubiger-ID.
Erhält der Kunde auch nach dem Einzug eine Nachricht?
Nein. SmartEinzug versendet an Zahler keine Zahlungsbestätigung und keine Nachricht bei Fehlschlag, Rücklastschrift oder Erstattung. Was nach einer Rückgabe zu tun ist, beschreibt der Beitrag Rücklastschrift und Erstattung.
Nächster Schritt
Einstellung festlegen, dann terminieren
Wie ein terminierter Einzug vom Mandat bis zur Rückmeldung von Stripe abläuft, zeigt die Anleitung. Grundlagen zum Mandat und zur Rücklastschrift finden Sie in der Wissensübersicht, den Funktionsumfang unter Funktionen.