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Das SEPA-Lastschriftmandat in SmartEinzug
Ohne Mandat Ihres Kunden reicht SmartEinzug keine Lastschrift ein. Diese Seite zeigt, welches Verfahren die Software nutzt, was das erzeugte Mandatsdokument enthält, wie Mandatsreferenz und Gläubiger-ID gehandhabt werden und wo die Prüfung durch die Software endet.
Stand: 08.09.2026. Orientierung, keine Rechtsberatung. Die in der Software hinterlegten Regeln zum Mandat sind im Programmcode als Stand der Recherche gekennzeichnet; verbindlich sind die Bedingungen Ihrer Bank und die geltenden Regelwerke des Lastschriftverfahrens.
Verfahren
Basislastschrift ja, Firmenlastschrift nein
SmartEinzug reicht jede Lastschrift über Ihr eigenes Stripe-Konto als SEPA-Basislastschrift (Core) ein. Das gilt durchgehend: für die bei Stripe angelegte Zahlungsmethode, für den Text des Mandatsdokuments und für die Prüfungen vor dem Einzug. Die Firmenlastschrift (B2B) ist an keiner Stelle vorgesehen.
Basislastschrift (Core)
Geeignet für Verbraucher und Unternehmen als Zahler. Der Mandatstext aus SmartEinzug weist darauf hin, dass der Zahler innerhalb von acht Wochen ab Belastung die Erstattung verlangen kann. Aus diesem Erstattungsrecht ergeben sich Rücklastschriften, die Sie einplanen sollten.
Firmenlastschrift (B2B)
Nur zwischen Unternehmen zulässig und mit anderen Regeln, unter anderem beim Erstattungsrecht des Zahlers. SmartEinzug unterstützt dieses Verfahren nicht: Es gibt keine Einstellung dafür, und die Software spricht Stripe ausschließlich mit der Basislastschrift an.
Immer wiederkehrend
Jedes in SmartEinzug angelegte Mandat ist ein wiederkehrendes Mandat, unter dem mehrere Rechnungen desselben Kunden eingezogen werden können. Eine Oberfläche für einmalige Mandate gibt es nicht.
Inhalt
Was das Mandatsdokument aus SmartEinzug enthält
In den Kundendetails erzeugen Sie je Kunde ein Mandatsdokument als Druckansicht im Format A4 mit der Schaltfläche „Drucken / Als PDF speichern“. Das Dokument bringt die üblichen Pflichtinhalte eines Basislastschriftmandats mit und ergänzt drei Hinweise, die sich aus der Abwicklung über Stripe und aus Ihren Firmeneinstellungen ergeben.
- Zahlungsempfänger: Name und Anschrift Ihrer Firma aus den Firmendaten.
- Gläubiger-Identifikationsnummer: Ihre Gläubiger-ID, sofern Sie sie hinterlegt haben.
- Mandatsreferenz: von SmartEinzug vergeben, nicht von Hand einzutragen.
- Zahlungsart: wiederkehrende Zahlung.
- Zahler: Name und Anschrift des Kunden, IBAN, BIC optional.
- Autorisierungstext: Standardwortlaut der Deutschen Kreditwirtschaft, ergänzt um Ihren Firmennamen, mit Hinweis auf das achtwöchige Erstattungsrecht.
- Zahlungsdienstleister: Hinweis auf Stripe Payments Europe, Ltd. einschließlich der Angabe, dass auf dem Kontoauszug die von Stripe verwendete Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ausgewiesen sein können.
- Vorabankündigung: Hinweis auf 14 Kalendertage oder auf die in Ihren Firmendaten eingestellte kürzere Frist, mit dem Satz, dass die Rechnung mit Betrag, Fälligkeit und Mandatsreferenz als Vorabankündigung gilt. Mehr dazu im Beitrag Vorabankündigung.
- Verfall: Hinweis, dass das Mandat erlischt, wenn 36 Monate lang keine Lastschrift eingezogen wurde.
- Unterschrift: Felder für Ort, Datum und Unterschrift des Zahlers.
Fehlen Gläubiger-ID oder Firmenanschrift, druckt die Software an dieser Stelle einen Platzhalter und meldet die fehlende Angabe beim Erzeugen des Dokuments. Vervollständigen Sie Ihre Firmendaten deshalb vor dem ersten Ausdruck. Der Mandatstext ist nicht anwaltlich geprüft; lassen Sie ihn vor dem Einsatz von Ihrer Rechtsberatung freigeben.
Kennungen
Mandatsreferenz und Gläubiger-ID: wer vergibt was
Mandatsreferenz aus SmartEinzug
Die Software bildet die Referenz aus dem Firmenpräfix Ihres Firmenaccounts und der Kundennummer ohne Sonderzeichen. Sie ist höchstens 35 Zeichen lang, nutzt den eingeschränkten SEPA-Zeichensatz und ist je Firma eindeutig. Wird für dieselbe Kundennummer später ein neues Mandat nötig, etwa nach einem Widerruf, erhält die Referenz eine laufende Endung. Das Firmenpräfix legen Sie beim Anlegen des Firmenaccounts fest; es lässt sich nachträglich nicht ändern.
Gläubiger-ID als freiwilliges Feld
Unter Firmendaten tragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein, wenn Sie eine besitzen. SmartEinzug prüft die Prüfziffer und bei deutschen Kennungen die Länge von 18 Stellen, speichert die Nummer am Mandat, druckt sie auf das Mandatsdokument und nennt sie in der Vorabankündigung per E-Mail. An Stripe wird sie nicht übermittelt.
Was auf dem Kontoauszug steht
Der technische Einzug läuft über Stripe. Stripe erzeugt dabei eine eigene Mandatsreferenz und tritt gegenüber den Banken mit seiner Gläubiger-ID auf. Auf dem Kontoauszug Ihres Kunden können deshalb Gläubiger-ID und Mandatsreferenz von Stripe erscheinen, nicht zwingend Ihre Angaben aus dem Dokument. SmartEinzug speichert die Stripe-Referenz nach dem ersten erfolgreichen Einzug und zeigt sie in den Kundendetails und in der Einzugsübersicht getrennt von der eigenen Referenz an.
Erteilung
So kommt das unterschriebene Mandat in die Software
Die Erteilung erfolgt auf Papier. SmartEinzug bietet keine elektronische Unterschrift und holt kein Mandat von selbst ein; es stellt das Dokument bereit und hält den Nachweis fest.
- 1
Dokument erzeugen
Öffnen Sie den Kunden, der aus Lexware Office übernommen wurde, und erzeugen Sie das Mandatsdokument. Drucken Sie es oder speichern Sie es als PDF für den Versand. Die IBAN können Sie vorher hinterlegen oder der Kunde ergänzt sie auf dem Formular.
- 2
Unterschrift des Kunden einholen
Der Kunde prüft die Angaben, ergänzt Ort und Datum und unterschreibt. Bei Firmenkunden sollte eine vertretungsberechtigte Person unterzeichnen; ob das der Fall ist, prüft die Software nicht.
- 3
Nachweis erfassen
Weg A: „Unterschrift erfassen“ mit Datum und Ort der Unterschrift; das Datum darf nicht in der Zukunft liegen. Weg B: den Scan oder das Foto des unterschriebenen Mandats hochladen (PDF, JPG oder PNG, bis 10 MB) und dabei das Häkchen „Unterschrift gleich erfassen“ setzen. Die Datei wird am Inhalt auf ihren Typ geprüft, außerhalb des Webzugriffs gespeichert und nur an Mitglieder Ihrer Firma ausgeliefert; jede Aktion wird protokolliert. Löschen dürfen nur Inhaber und Administratoren.
- 4
IBAN hinterlegen
In den Kundendetails oder auf der Arbeitsseite „SEPA Pflegen“ erfassen Sie die IBAN mit Prüfsummenkontrolle; unterstützt werden Konten aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Niederlanden, Frankreich, Belgien, Luxemburg, Italien und Spanien. Das Speichern setzt den SEPA-Einzug für den Kunden auf „Ja“, bindet das Mandat an die IBAN und registriert die Zahlungsmethode ohne Zahlung bei Stripe, sofern Ihr Stripe-Konto verbunden ist. In der Oberfläche wird die IBAN maskiert angezeigt, jede Änderung landet in einer Historie.
Der Upload ersetzt das Original nicht. Bewahren Sie das unterschriebene Mandat nach den für Sie geltenden Fristen auf; welche das sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt. Ein hochgeladenes Dokument ohne erfasstes Unterschriftsdatum macht das Mandat bei aktiver Nachweispflicht nicht einzugsfähig.
Einstellung
Handschriftlicher Nachweis erforderlich
Unter Firmendaten finden Inhaber und Administratoren die Einstellung „Handschriftlicher Nachweis erforderlich“. Sie ist standardmäßig aktiv. Solange sie aktiv ist, reicht SmartEinzug für einen Kunden erst dann eine Lastschrift ein, wenn zum Mandat ein Unterschriftsdatum erfasst wurde. Fehlt es, bricht der Einzug mit einer Meldung ab, die auf die Kundendetails verweist.
Schalten Sie die Einstellung ab, genügt ein aktives Mandat mit hinterlegter IBAN. Die Verantwortung dafür, dass ein wirksames Mandat vorliegt, bleibt in beiden Fällen bei Ihnen; die Einstellung ist eine Sperre gegen versehentliche Einzüge, keine Rechtsprüfung. Wir empfehlen, sie aktiv zu lassen.
- Mandatsdokument erzeugtReferenz vergeben, Ausdruck an den Kunden
- IBAN hinterlegtPrüfsumme in Ordnung, Zahlungsmethode bei Stripe registriert
- Unterschrift erfassenDatum und Ort eintragen oder Scan mit Häkchen hochladen
- Einzug freigebenErst nach erfasstem Nachweis, wenn die Einstellung aktiv ist
Laufzeit
Widerruf und Verfall nach 36 Monaten
Widerruf in den Kundendetails
Jedes aktive Mandat lässt sich dort widerrufen, wahlweise mit Grund. Das Mandat wird nicht gelöscht, sondern bleibt zur Aufbewahrung gespeichert; der Widerruf wird protokolliert. Weitere Einzüge für diesen Kunden lehnt die Software ab, bis Sie ein neues Mandat ausdrücklich über die Kundendetails erfasst haben. Ein stilles Neuanlegen beim nächsten Einzug gibt es nicht.
Widerruf beim Zahler oder seiner Bank
Erklärt Ihr Kunde den Widerruf nur gegenüber seiner Bank, erfährt SmartEinzug davon nichts. Auch eine Rücklastschrift ändert den Mandatsstatus nicht. Sie müssen das Mandat in diesem Fall selbst widerrufen, sonst bleibt es in der Software einzugsfähig.
Verfall ohne Nutzung
Vor jedem Einzug prüft die Software, wann das Mandat zuletzt genutzt wurde; fehlt eine Nutzung, zählt das Unterschriftsdatum, sonst das Mandatsdatum. Liegt dieser Zeitpunkt mehr als 36 Monate zurück, markiert SmartEinzug das Mandat dauerhaft als verfallen und lehnt den Einzug ab. Jede Einreichung schreibt die letzte Nutzung fort. Die 36 Monate sind im Programmcode als Stand der Recherche hinterlegt; verbindliche Auskunft gibt Ihre Bank.
Grenzen
Was SmartEinzug am Mandat nicht prüft
Die Software prüft formale Voraussetzungen: aktives Mandat, hinterlegte IBAN, Frist seit der letzten Nutzung, bei aktiver Einstellung ein Unterschriftsdatum. Eine rechtliche Prüfung des Mandats findet nicht statt.
- Ob die Unterschrift echt ist oder vom richtigen Vertreter stammt, wird nicht geprüft; erfasst wird nur der Vermerk mit Datum und Ort.
- Die IBAN wird ausschließlich auf Prüfsumme und Länderformat geprüft. Ein Abgleich mit Bankdaten oder eine Verifizierung des Kontoinhabers erfolgt nicht.
- Hochgeladene Dateien werden auf Dateityp und Größe geprüft, nicht auf ihren Inhalt; es gibt keine Texterkennung.
- Ein Widerruf, den der Zahler gegenüber seiner Bank ausspricht, wird nicht automatisch erkannt.
- Ob die Vorabankündigung tatsächlich erfolgt ist, prüft die Software nur, wenn sie diese selbst per E-Mail versendet hat.
- Ob Sie für Ihre Kunden eine Gläubiger-ID benötigen und welche Fristen für Aufbewahrung und Verfall in Ihrem Fall gelten, beantworten Ihre Bank und Ihre Rechtsberatung, nicht die Software.
Fragen
Häufige Fragen zum Mandat in SmartEinzug
Kann ich die Mandatsreferenz selbst festlegen?
Nein. SmartEinzug vergibt die Referenz aus Firmenpräfix und Kundennummer und stellt so sicher, dass sie je Firma eindeutig bleibt und die Grenze von 35 Zeichen einhält. Beeinflussen können Sie nur das Präfix, und zwar einmalig beim Anlegen des Firmenaccounts.
Steht meine Mandatsreferenz auf dem Kontoauszug meines Kunden?
Nicht zwingend. Weil Stripe die Lastschrift technisch einreicht, können auf dem Kontoauszug die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz von Stripe erscheinen. Teilen Sie Ihrem Kunden deshalb mit, dass die Abbuchung über Stripe erfolgt.
Muss ich eine Gläubiger-ID hinterlegen?
In der Software ist das Feld freiwillig, und der Einzug läuft technisch über Stripe. Ob Sie als Zahlungsempfänger eine eigene Gläubiger-ID benötigen, klären Sie mit Ihrer Bank oder Rechtsberatung. Ist sie hinterlegt, erscheint sie auf dem Mandatsdokument und in der Vorabankündigung.
Kann mein Kunde das Mandat elektronisch unterschreiben?
Nein. Die Erteilung erfolgt auf Papier. Anschließend tragen Sie in SmartEinzug ein, wann und wo unterschrieben wurde, oder hinterlegen einen Scan des Dokuments. Eine elektronische Signatur bietet SmartEinzug nicht.
Was passiert nach einem Widerruf mit offenen Rechnungen?
Die Rechnungen bleiben offen, ein Einzug wird aber abgelehnt, bis ein neues Mandat mit Nachweis in den Kundendetails erfasst ist. Alternativ vereinbaren Sie mit dem Kunden die Zahlung per Überweisung.
Woran erkenne ich, ob ein Mandat einzugsfähig ist?
In den Kundendetails sehen Sie Status, Unterschriftsdatum, IBAN-Bindung und Referenzen. Lehnt die Software einen Einzug ab, nennt die Meldung den konkreten Grund, etwa fehlende IBAN, fehlender Nachweis oder Verfall.
Nächster Schritt
Mandat erfasst? Dann zum ersten Einzug
Wie Sie aus dem hinterlegten Mandat den ersten Lastschrifteinzug freigeben, zeigt die Anleitung. Weitere Grundlagen finden Sie in der Wissensübersicht.