Anleitung 1 von 3
Lexware Office mit SmartEinzug verbinden
Sie erzeugen in Lexware Office einen Schlüssel für die Public API, hinterlegen ihn in den Einstellungen von SmartEinzug und prüfen, ob der Zugriff funktioniert. Anschließend starten Sie die erste Synchronisation und erfahren, welche Daten dabei übernommen werden.
Voraussetzung ist ein Lexware-Office-Konto mit Zugang zur Public API. Nach Angaben von Lexware ist dafür der Tarif Lexware Office XL erforderlich, bitte im eigenen Konto prüfen. Menüpfade in Lexware Office können sich ändern.
Teil 1
API-Schlüssel in Lexware Office erzeugen
- 1
In Lexware Office anmelden
Melden Sie sich mit dem Lexware-Office-Konto an, dessen Rechnungen SmartEinzug einziehen soll. Je Firmenaccount in SmartEinzug wird genau ein Lexware-Office-Konto verbunden.
- 2
Bereich Public API öffnen
Wechseln Sie in die Einstellungen, dort zu Erweiterungen und weiter zu Weitere Apps beziehungsweise Public API. Bei Public API wählen Sie Verwalten. Fehlt dieser Menüpunkt in Ihrem Konto, prüfen Sie zunächst den gebuchten Tarif.
- 3
Schlüssel erstellen und benennen
Wählen Sie Schlüssel erstellen und vergeben Sie eine Bezeichnung, an der Sie den Zweck später wiedererkennen, zum Beispiel SmartEinzug. Die Bezeichnung dient nur Ihrer Übersicht in Lexware Office.
- 4
Schlüssel sofort kopieren
Lexware Office zeigt den Schlüssel nur ein einziges Mal an. Kopieren Sie ihn direkt in die Zwischenablage und fügen Sie ihn im nächsten Teil in SmartEinzug ein. Geht er verloren, erzeugen Sie in Lexware Office einen neuen Schlüssel. Versenden Sie den Schlüssel nicht per E-Mail und geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.
Teil 2
Schlüssel in SmartEinzug hinterlegen und prüfen
- 5
Einstellungen öffnen
Melden Sie sich in SmartEinzug an und öffnen Sie über das Profilmenü den Punkt Einstellungen. Der Bereich Lexware Office trägt den Vermerk Nicht verbunden und blendet eine kurze Hilfe zum Erzeugen des Schlüssels ein. Verbindungen hinterlegen Inhaber und Administratoren.
- 6
Schlüssel eintragen
Fügen Sie den kopierten Schlüssel in das Feld Lexware Office API-Schlüssel ein und wählen Sie Verbindung herstellen. SmartEinzug ruft mit dem Schlüssel das Profil Ihres Lexware-Office-Kontos ab, bevor es ihn speichert. Schlägt dieser Abruf fehl, wird nichts gespeichert und Sie erhalten eine Fehlermeldung.
- 7
Ergebnis prüfen
Nach erfolgreichem Test steht der Bereich auf Verbunden und zeigt den Firmennamen des Lexware-Office-Kontos, den Zeitpunkt der letzten Prüfung und die letzte Synchronisation. Der Schlüssel wird verschlüsselt abgelegt und danach nicht mehr angezeigt. Über Verbindung prüfen wiederholen Sie den Test jederzeit.
- 8
Erste Synchronisation starten
Wechseln Sie zu Rechnungen und wählen Sie Mit Lexware Office synchronisieren. Der Lauf zeigt Fortschritt und Phase an und wird serverseitig fortgesetzt, auch wenn Sie den Browser schließen. Unter Synchronisationen finden Sie später jeden Lauf mit Dauer, Auslöser, verarbeiteten Rechnungen und Ergebnis.
Datenumfang
Was die Synchronisation aus Lexware Office übernimmt
Rechnungen
Alle Rechnungen, die in Lexware Office als offen oder überfällig geführt werden, auch ältere Rechnungen aus der Zeit vor der Registrierung. Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen werden nicht übernommen.
Wie die Zuordnung im Einzelnen funktioniert und was bei doppelt angelegten Kunden zu beachten ist, erklärt der Beitrag Kunden und Rechnungen aus Lexware Office richtig zuordnen.
Rechnungsdaten
Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Währung, Fälligkeitsdatum, Status, Kundenbezug und die Positionen, aus denen SmartEinzug ein Stichwort für den Verwendungszweck bildet. Rechnungsdokumente als PDF werden nicht geladen.
Kundendaten
Kundenname, Kundennummer und eine E-Mail-Adresse des Kontakts. Anschriften, Telefonnummern und Bankverbindungen liest SmartEinzug nicht aus; die IBAN erfassen Sie in den Kundendetails.
Zahlungsstand
Der offene Restbetrag einer Rechnung wird nicht während der Synchronisation, sondern unmittelbar vor jedem Einzug live bei Lexware Office abgefragt. Eine bezahlte Rechnung wird nicht eingezogen, eine Teilzahlung führt zum Einzug des Restbetrags.
Nur Lesezugriff. SmartEinzug schreibt nichts nach Lexware Office zurück, weder Zahlungen noch Notizen noch Statusänderungen. Zahlungseingänge buchen Sie wie bisher in Lexware Office. Wird eine Rechnung dort bezahlt oder storniert, erkennt SmartEinzug das beim nächsten Abgleich und zieht sie nicht mehr ein.
Im Betrieb
Nach der Verbindung
- Änderungen an Rechnungen in Lexware Office, etwa an Betrag, Fälligkeit oder Kunde, werden beim nächsten Abgleich übernommen. Einzüge, die bereits laufen oder terminiert sind, bleiben davon unberührt.
- Ausbleibender Abgleich: Liegt die letzte Synchronisation länger als 48 Stunden zurück, zeigt das Dashboard einen Hinweis.
- Abgleichsansicht: Die Seite Mit Lexware Office abgleichen vergleicht Rechnungsnummern und Status zwischen Lexware Office und SmartEinzug und listet Abweichungen in beide Richtungen. Beträge prüft sie nicht.
- Verbindung trennen entfernt den Schlüssel aus SmartEinzug. Bereits synchronisierte Rechnungen und Kunden bleiben erhalten; neue Abgleiche sind erst nach erneuter Verbindung möglich.
- Protokoll: Hinterlegen, Prüfen und Trennen der Verbindung werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Fragen
Häufige Fragen zur Verbindung mit Lexware Office
Der Menüpunkt Public API fehlt in meinem Lexware-Office-Konto.
Prüfen Sie den gebuchten Tarif. Nach Angaben von Lexware ist die Public API an den Tarif Lexware Office XL gebunden; verbindlich ist die Auskunft in Ihrem Lexware-Office-Konto. SmartEinzug prüft keinen Tarif, sondern nur, ob der Schlüssel funktioniert.
Verbindung herstellen meldet einen Fehler.
Mögliche Ursachen sind ein unvollständig kopierter Schlüssel, ein in Lexware Office bereits gelöschter Schlüssel oder ein Konto ohne Zugang zur Public API. Erzeugen Sie in Lexware Office einen neuen Schlüssel und wiederholen Sie den Vorgang. Gespeichert wird erst, wenn der Abruf des Profils gelingt.
Kann ich mehrere Lexware-Office-Konten verbinden?
Je Firmenaccount genau eines. Für ein zweites Konto legen Sie über die Firmenübersicht einen weiteren Firmenaccount an. Die Anmeldung bleibt dieselbe, Kunden, Rechnungen, Mandate und Einzüge sind vollständig getrennt.
Wer darf die Verbindung ändern?
Inhaber und Administratoren hinterlegen, prüfen und trennen Verbindungen. Mitarbeiter sehen den Verbindungsstatus und arbeiten mit den synchronisierten Rechnungen, können aber keinen Schlüssel eintragen.
Muss der Browser während der Synchronisation offen bleiben?
Nein. Die Synchronisation läuft in Schritten auf dem Server weiter. Beim nächsten Öffnen sehen Sie den aktuellen Stand auf dem Dashboard, in der Rechnungsliste und unter Synchronisationen.
Übernimmt SmartEinzug Zahlungen nach Lexware Office?
Nein. Die Schnittstelle liest ausschließlich. Den Zahlungseingang einer per Lastschrift eingezogenen Rechnung buchen Sie wie bisher in Lexware Office. Das Einzugsjournal als CSV unterstützt Sie dabei, siehe Anleitung 3.
Nächster Schritt
Weiter mit Anleitung 2: das eigene Stripe-Konto verbinden
Zurück zur Übersicht der Anleitungen oder zur Integrationsseite Lexware Office.