Integration
Lexware-Office-Integration von SmartEinzug
Lexware Office, ehemals lexoffice, ist die erste und derzeit einzige verfügbare Anbindung von SmartEinzug. Die Verbindung liest über die Public API, was für den Einzug nötig ist, und schreibt nichts zurück.
Technik
Wie die Anbindung funktioniert
SmartEinzug ruft über die Public API von Lexware Office die für den Einzug relevanten Rechnungs- und Kundendaten ab, ausschließlich lesend. Den Einzug selbst führt Stripe über Ihr eigenes, für SEPA-Lastschriften freigeschaltetes Stripe-Konto aus. Lexware Office bleibt Ihre Rechnungssoftware; an der Art, wie Sie Rechnungen schreiben und Zahlungen buchen, ändert sich nichts.
Der Abgleich läuft serverseitig im Hintergrund, Ihr Browser muss dafür nicht geöffnet bleiben. Unveränderte Rechnungen werden nicht erneut geladen, bereits abgeschlossene Vorgänge werden nicht fortlaufend abgerufen, und die Anwendung hält die Lastgrenzen der Lexware-Schnittstelle ein.
Daten
Was aus Lexware Office gelesen wird
Übernommen werden alle Rechnungen, die in Lexware Office als offen oder überfällig geführt werden, ohne Datumsfilter und ohne Mengenbegrenzung, also auch Altbestand aus der Zeit vor Ihrer Registrierung. Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen werden nicht importiert.
- Rechnungsnummer und Rechnungsstatus
- Bruttobetrag und Währung
- Fälligkeitsdatum
- Rechnungspositionen; daraus bildet SmartEinzug ein Stichwort für den Verwendungszweck der Lastschrift
- Kundenname und Kundennummer
- Eine E-Mail-Adresse des Kunden
Nicht gelesen werden Anschriften, Telefonnummern, Steuernummern, Bankverbindungen, Rechnungsdokumente oder Belege. IBAN und SEPA-Mandat Ihrer Kunden erfassen Sie in SmartEinzug; sie stammen nicht aus Lexware Office.
Der Zugriff ist rein lesend. SmartEinzug schreibt nichts nach Lexware Office zurück: keine Zahlungen, keine Notizen, keine Statusänderungen. Zahlungseingänge buchen Sie wie bisher in Lexware Office. Eine Abgleichsansicht in SmartEinzug zeigt Abweichungen zwischen beiden Systemen nach Rechnungsnummer und Status; Beträge prüft diese Ansicht nicht.
Rhythmus
Wie oft synchronisiert wird
Die Synchronisation läuft im Hintergrund, in der Regel mehrmals täglich, ergänzt um einen nächtlichen Vollabgleich, bei dem jede Rechnung erneut geprüft wird. Zusätzlich starten Sie den Abgleich jederzeit manuell über die Schaltfläche „Mit Lexware Office synchronisieren“. Fortschritt, Abschlussmeldung und die Historie aller Läufe sehen Sie in der Anwendung.
In Lexware Office bezahlte oder stornierte Rechnungen werden beim nächsten Abgleich erkannt und nicht eingezogen; Änderungen an Betrag, Fälligkeit oder Positionen werden übernommen. Der Abgleich erfolgt zum Zeitpunkt des Laufs, nicht in Echtzeit, weil Lexware Office Änderungen nicht aktiv meldet.
Unabhängig vom Rhythmus fragt SmartEinzug unmittelbar vor jedem Einzug den offenen Restbetrag der Rechnung live bei Lexware Office ab. Eine zwischenzeitlich bezahlte Rechnung wird deshalb nicht eingezogen, eine Teilzahlung wird erkannt. Bleibt die Synchronisation länger als 48 Stunden aus, erhält der Inhaber eine Hinweis-E-Mail.
- Abgleich im HintergrundIn der Regel mehrmals täglich, nur geänderte Rechnungen werden geladen
- Nächtlicher VollabgleichJede offene und überfällige Rechnung wird erneut geprüft
- Manueller StartJederzeit über die Schaltfläche in der Rechnungsübersicht
- Live-Restbetrag vor jedem EinzugAbfrage bei Lexware Office unmittelbar vor der Lastschrift
Voraussetzungen
Was Sie für die Anbindung benötigen
- API-Schlüssel der Public API. Nach Angaben von Lexware ist die Public API an bestimmte Tarife gebunden, derzeit Lexware Office XL; bitte prüfen Sie den aktuellen Stand in Ihrem eigenen Konto. SmartEinzug prüft keinen Tarif, sondern nur, ob der Schlüssel funktioniert.
- Eigenes Stripe-Konto. Es muss für SEPA-Lastschriften freigeschaltet sein. Über dieses Konto führt Stripe die Lastschriften aus und rechnet seine Gebühren direkt mit Ihnen ab.
- Firmenaccount bei SmartEinzug. Mit eingerichteter Zwei-Faktor-Authentifizierung; den Schlüssel hinterlegen Inhaber oder Administratoren in den Einstellungen.
- Mandate und IBANs Ihrer Kunden. Sie werden in SmartEinzug erfasst und bei Stripe als Zahlungsmethode registriert.
Einrichtung
API-Schlüssel hinterlegen
- 1
API-Schlüssel erzeugen
In Lexware Office unter Einstellungen, Erweiterungen, Weitere Apps, Public API einen neuen Schlüssel anlegen.
- 2
Schlüssel hinterlegen
Den Schlüssel in den Einstellungen Ihres SmartEinzug-Accounts eintragen. Die Anwendung prüft die Verbindung, speichert den Schlüssel verschlüsselt und zeigt ihn danach nicht mehr an.
- 3
Rechnungen abrufen
Offene und überfällige Rechnungen stehen anschließend in SmartEinzug zur Freigabe bereit.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Lexware Office verbinden. Den Gesamtablauf von der Registrierung bis zum ersten Einzug beschreibt die Seite So funktioniert's.