Definition

Was SmartEinzug ist

SmartEinzug ist eine Webanwendung für Unternehmen, die offene Rechnungen aus Lexware Office per SEPA-Lastschrift einziehen wollen. Die Software liest die offenen Rechnungen aus Lexware Office, verwaltet die zugehörigen Lastschriftmandate und löst den Einzug über das Stripe-Konto des nutzenden Unternehmens aus. Der Zugriff auf Lexware Office erfolgt ausschließlich lesend.

SmartEinzug ist ein Angebot der Müller Holding AG, Rheinpromenade 13, 40789 Monheim am Rhein. Zielgruppe sind Unternehmen mit wiederkehrenden oder zahlreichen Rechnungen an feste Kunden, etwa Verwaltungen, Dienstleister und Handwerksbetriebe. Vollständige Anbieterangaben stehen im Impressum.

Rollen

Wer welche Aufgabe übernimmt

Am Einzug sind drei Systeme beteiligt. Die Trennung ist wichtig, weil sie bestimmt, wohin Ihr Geld fließt und wer wofür haftet.

Lexware Office liefert die Daten

Die Buchhaltung bleibt Ihre führende Quelle. SmartEinzug ruft offene Rechnungen, Kundendaten und Restbeträge ab. Es findet kein Schreibzugriff statt: Zahlungen, Notizen oder Belege schreibt SmartEinzug nicht nach Lexware Office zurück.

SmartEinzug steuert den Ablauf

Die Software verwaltet Mandate, bereitet Einzüge vor, reicht sie nach Ihrer Freigabe ein und zeigt den Stand an. SmartEinzug hält zu keinem Zeitpunkt Geld und ist kein Zahlungsdienstleister.

Stripe verarbeitet die Zahlung

Belastet wird das Stripe-Konto Ihres eigenen Unternehmens, nicht ein Sammelkonto des Anbieters. Das eingezogene Geld fließt direkt an Sie, nach den Bedingungen Ihres Stripe-Vertrags. Auf dem Kontoauszug Ihres Kunden können Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz von Stripe erscheinen.

Leistungsumfang

Was enthalten ist und was nicht

Die folgende Aufstellung nennt beides gleichrangig. Die rechte Spalte ist bewusst ausführlich, weil diese Punkte häufig vorausgesetzt werden.

Enthalten

Lesender Abgleich offener und überfälliger Rechnungen aus Lexware Office
Verwaltung der Lastschriftmandate mit Mandatsreferenz und Erfassungsvermerk
Einzelner Einzug, Sammeleinzug und Terminierung auf ein späteres Datum
Prüfung des Restbetrags bei Lexware Office unmittelbar vor der Einreichung
Statusrückmeldung aus Stripe über Webhook und über einen manuellen Abgleich
Erkennung von Rücklastschrift und Erstattung mit Kennzeichnung zur Klärung
Optionale Vorabankündigung per E-Mail an Ihren Kunden
Journalexport als CSV, Not-Stopp, Rollen, Zwei-Faktor-Pflicht und Protokoll

Nicht enthalten

Kein Mahnwesen. Nach einer fehlgeschlagenen Lastschrift oder einer Rücklastschrift versucht SmartEinzug den Einzug nicht erneut. Ein zweiter Versuch ist nur manuell durch Sie möglich.
Keine Rückschreibung in die Buchhaltung. Den Zahlungseingang müssen Sie in Lexware Office selbst zuordnen. Lexware Office bietet dafür nach unserem Kenntnisstand keinen dokumentierten Schnittstellenzugang.
Keine Firmenlastschrift. SmartEinzug nutzt ausschließlich die SEPA-Basislastschrift. Das B2B-Verfahren mit Mandatsprüfung durch die Bank des Zahlers ist nicht vorgesehen, auch wenn Ihre Kunden Unternehmen sind.
Keine Gebührenberechnung. Stripe-Gebühren, Rücklastschriftentgelte und Mahnkosten werden weder berechnet noch angezeigt.
Keine Auszahlungsübersicht. Wann Stripe an Sie auszahlt, sehen Sie in Ihrem Stripe-Konto, nicht in SmartEinzug.
Keine Vorfinanzierung. SmartEinzug kauft keine Forderungen an und übernimmt kein Ausfallrisiko.
Keine Benachrichtigung Ihres Kunden über Erfolg, Fehlschlag oder Rücklastschrift eines Einzugs.

Voraussetzungen

Was Sie mitbringen müssen

SmartEinzug setzt zwei bestehende Konten voraus und ersetzt keines davon. Beide Verbindungen richten Sie selbst ein, indem Sie einen Schlüssel aus dem jeweiligen Konto in SmartEinzug hinterlegen.

Lexware Office

Ein bestehendes Konto mit Zugang zur Public API. Nach Angaben von Lexware ist dafür der Tarif XL erforderlich; prüfen Sie das bitte in Ihrem eigenen Konto, maßgeblich sind die Angaben von Lexware. Die Verbindung erfolgt über einen API-Schlüssel, den Sie in Ihrem Lexware-Konto erzeugen und in SmartEinzug eintragen. Ein Anmeldeverfahren über Lexware selbst gibt es nicht.

Stripe

Ein eigenes Stripe-Konto mit freigeschalteter SEPA-Lastschrift und hinterlegter Gläubiger-Identifikationsnummer. Die Verbindung erfolgt über einen Secret Key oder einen eingeschränkten Schlüssel aus Ihrem Stripe-Konto. Stripe Connect wird nicht verwendet. Die Gebühren von Stripe rechnet Stripe unmittelbar mit Ihnen ab, nicht über SmartEinzug.

Mandate Ihrer Kunden

Für jeden Einzug muss ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat vorliegen. SmartEinzug erzeugt das Mandatsdokument und verwaltet die Referenz, holt die Unterschrift aber nicht selbst ein. Einzelheiten stehen unter SEPA-Lastschriftmandat.

Integrationen

Welche Systeme angebunden sind

Ein geplanter Starttermin ist keine Zusage und kein Nachweis der Verfügbarkeit. Maßgeblich ist die Spalte Status.

System	Rolle	Status
Lexware Office	Rechnungsquelle, nur lesend	Verfügbar
Stripe	Zahlungsabwicklung der SEPA-Basislastschrift	Verfügbar
sevdesk	Rechnungsquelle, geplant	In Vorbereitung, nicht nutzbar und nicht buchbar. Start für Ende September 2026 geplant, ohne Zusage.
Andere Buchhaltungssysteme	keine	Nicht unterstützt

Je Firmenaccount ist genau ein Buchhaltungssystem aktiv. Ein Wechsel ist nur durch Inhaber oder Administrator mit Zweitbestätigung möglich und danach für vier Wochen gesperrt. Wer zwei Buchhaltungen führt, benötigt zwei Firmenaccounts. Zum sevdesk-Stand siehe Integrationen.

Ablauf

Vom Verbinden bis zum Ergebnis

Ein Einzug entsteht ausschließlich durch Ihre Freigabe. Der Abgleich mit Lexware Office löst für sich genommen nie eine Lastschrift aus.

1
Konten verbinden
Sie hinterlegen den Lexware-Schlüssel und den Stripe-Schlüssel. Beide werden verschlüsselt gespeichert und danach nur noch als hinterlegt angezeigt, nie wieder im Klartext.
2
Rechnungen abgleichen
SmartEinzug liest offene und überfällige Rechnungen aus Lexware Office, wahlweise auf Knopfdruck oder regelmäßig im Hintergrund.
3
Mandat erfassen
Sie erfassen das unterschriebene Mandat, laden einen Scan hoch oder tragen die Bankverbindung ein. Ohne gültiges Mandat ist kein Einzug möglich.
4
Einzug freigeben
Sie wählen eine Rechnung oder mehrere und geben den Einzug frei, sofort oder auf ein Datum terminiert.
5
Einreichen bei Stripe
Kurz vor der Einreichung prüft SmartEinzug den Restbetrag erneut bei Lexware Office. Eine inzwischen bezahlte Rechnung wird nicht eingezogen. Die Einreichung erfolgt im eingestellten Zeitfenster.
6
Auf das Ergebnis warten
Eine SEPA-Lastschrift ist nicht sofort bezahlt. Der Einzug steht zunächst auf „In Bearbeitung“, bis Stripe das Ergebnis meldet. Warum das so ist, erklärt Zahlungsstatus einer Lastschrift.
7
Rücklastschrift bleibt möglich
Auch ein erfolgreicher Einzug kann später zurückgegeben werden. SmartEinzug erkennt das über die Meldung von Stripe und über den Statusabgleich, kennzeichnet die Rechnung zur Klärung und zieht nicht automatisch erneut ein. Einzelheiten unter Rücklastschrift und Erstattung.

Vertrag

Wie SmartEinzug abgerechnet wird

Die Abrechnung von SmartEinzug ist von den Lastschriften Ihrer Kunden vollständig getrennt. Sie läuft über ein eigenes Stripe-Konto des Anbieters und berührt Ihr Stripe-Konto nicht.

Abrechnungszeitraum

Abgerechnet wird je Zeitraum von vier Wochen, also 28 Tagen. Das ist ausdrücklich kein Kalendermonat: Auf ein Jahr gerechnet ergeben sich dreizehn Zeiträume, nicht zwölf.

Laufzeit und Kündigung

Das Abonnement verlängert sich um jeweils vier Wochen, bis Sie kündigen. Die Kündigung ist jederzeit zum Ende des laufenden Zeitraums möglich, ohne Frist. Bis dahin bleibt der Zugang bestehen.

Keine kostenlose Testphase

Eine Testphase gibt es nicht. Die Registrierung allein begründet noch keine Zahlungspflicht: Das kostenpflichtige Abonnement schließen Sie in einem gesonderten Schritt ab.

Die gültigen Konditionen nennt der Bestellvorgang in der Anwendung, damit hier keine veralteten Beträge stehen. Eine Übersicht finden Sie unter Preise.

Sicherheit

Belegte Angaben zu Sicherheit und Datenschutz

Hier stehen nur Eigenschaften, die in der Software umgesetzt sind. Eine pauschale Zusicherung der Rechtskonformität ist damit nicht verbunden.

Zugangsdaten verschlüsselt

Der Lexware-Schlüssel, der Stripe-Schlüssel, das Webhook-Geheimnis und das Zwei-Faktor-Geheimnis liegen mit AES-256-GCM verschlüsselt auf dem Server. Sie werden nie wieder im Klartext angezeigt und nicht protokolliert.

Zwei-Faktor-Anmeldung ist Pflicht

Jeder Zugang benötigt einen Einmalcode aus einer Authenticator-App, auch der Zugang des Betreibers. Ein Verfahren per SMS oder E-Mail wird nicht angeboten.

Mandantentrennung

Die Daten aller Firmen liegen in einer gemeinsamen Datenbank und werden bei jedem Zugriff über die Kennung der Firma getrennt. Eine eigene Datenbank je Kunde gibt es nicht.

Protokoll geldrelevanter Aktionen

Einzüge, Mandatsänderungen und sicherheitsrelevante Vorgänge werden mit Benutzer und Zeitpunkt protokolliert. Das Protokoll wird nach 90 Tagen gelöscht. Es ist kein revisionssicheres Protokoll im technischen Sinn. Fachliche Nachweise zu Einzügen und Mandaten bleiben davon unberührt erhalten.

Was darüber hinaus gilt und wo die Grenzen liegen, beschreibt die Seite Sicherheit ausführlich, einschließlich der Punkte, die derzeit noch nicht umgesetzt sind. Zur Verarbeitung personenbezogener Daten siehe die Datenschutzerklärung.

Abgrenzung

Was SmartEinzug ausdrücklich nicht ist

SmartEinzug ist eine unabhängige Software. Es besteht keine Partnerschaft, keine Zertifizierung und keine geschäftliche Verbindung mit der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, mit sevdesk oder mit Stripe.
SmartEinzug ist kein Zahlungsdienstleister und benötigt dafür keine Erlaubnis, weil kein fremdes Geld entgegengenommen oder weitergeleitet wird. Zahlungsdienstleister im Sinne Ihres Mandats ist Stripe Payments Europe, Ltd.
SmartEinzug ist kein Ersatz für Ihre Buchhaltung und kein Buchhaltungsprogramm.
SmartEinzug erteilt keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben auf dieser Seite sind Orientierung, keine Rechtsberatung.
Lexware Office ist der heutige Name des früher als lexoffice bezeichneten Produkts. Es handelt sich um ein Produkt, nicht um zwei.

Kurz beantwortet

Häufige Fragen in einem Satz

Brauche ich ein eigenes Stripe-Konto?

Ja, zwingend. Ohne eigenes Stripe-Konto mit freigeschalteter SEPA-Lastschrift ist kein Einzug möglich.

Wer zahlt mir das Geld aus?

Stripe, nach den Bedingungen Ihres eigenen Stripe-Vertrags. SmartEinzug ist am Geldfluss nicht beteiligt und macht keine Aussage zur Auszahlungsdauer.

Wie kommt das Mandat zustande?

Durch Unterschrift Ihres Kunden auf dem Mandat, das SmartEinzug erzeugt. Sie erfassen die Unterschrift, laden den Scan hoch oder tragen die Bankverbindung ein.

Was passiert bei einer Rücklastschrift?

Der Einzug wird als Rücklastschrift gekennzeichnet, die Rechnung fällt zur Klärung zurück. Ein automatischer zweiter Versuch findet nicht statt.

Kann ich sevdesk schon nutzen?

Nein. Die Anbindung ist in Vorbereitung, nicht nutzbar und nicht buchbar. Sie können sich unverbindlich vormerken lassen.

Was kostet SmartEinzug?

Die gültigen Konditionen nennt der Bestellvorgang in der Anwendung, abgerechnet wird je vier Wochen. Eine Übersicht steht unter Preise.

Quellen

Woher diese Angaben stammen

Alle Angaben auf dieser Seite sind gegen den Programmcode von SmartEinzug geprüft. Wo eine Angabe nicht belegbar war, steht sie hier nicht. Das betrifft insbesondere den Rechenzentrumsstandort der Anwendung, zu dem wir bewusst keine Aussage treffen, und die Frage, welcher Lexware-Tarif zwingend erforderlich ist, die allein Lexware verbindlich beantwortet.

Weiterführend: Funktionen, So funktioniert es, Anleitungen, Wissen, Hilfe.

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